Bejelentkezés

Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő

A tételes elszámolású gyógyszerek jelentésére szolgáló adatlap felület
nagykereskedői regisztrációs és tesztelési útmutatója

 

A teteles.neak.gov.hu on-line jelentőfelület használatának feltétele, hogy a szállító/ nagykereskedő on-line regisztrációval rendelkezzen. Az elmúlt években a tételes finanszírozás keretében a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő (a továbbiakban: NEAK) által közbeszerzett hatóanyagokat tartalmazó gyógyszerek száma jelentős mértékben megnövekedett. Annak érdekében, hogy új szállítók a tényleges teljesítés megkezdésekor már megfelelő gyakorlattal rendelkezzenek a tételes gyógyszerek szállításának adminisztrációs feladatainak végrehajtásában, a NEAK minősítési eljárást vezetett be. Új szállítónak tekintjük azt a szállítót, amely nem rendelkezik regisztrációval a teteles.neak.gov.hu oldalon, továbbá azt a már regisztrált szállítót, amely az utolsó szállítólevél feltöltésének dátumától számított 24 hónapon keresztül nem töltött fel szállítólevelet a teteles.neak.gov.hu felületen.

 

Jelen eljárásrend a szállítói regisztráció és a minősítési eljárás működését szabályozza.

 

1./ Szállítói regisztráció

 

A regisztrációt kezdeményező szállító (a továbbiakban: szállító) a NEAK Speciális Finanszírozási Főosztályának küldött elektronikus levélben kezdeményezi a regisztrációt. A regisztrációs igényt a regisztracio.teteles@neak.gov.hu címre megküldött, a szállító cégképviseletre jogosult személy által írt kérelemben kezdeményezheti. A regisztráció kezdeményezésekor az alábbi adatok megadása kötelező:

 

-         cég teljes neve:

-         cég székhelye:

-         cégjegyzék száma:

-         adószám:

-         cégjegyzésre jogosult személy neve:

-         cégjegyzésre jogosult személy címe:

-         cégjegyzésre jogosult személy telefonszám, e-mailcím:

-         cégjegyzésre jogosult személy által kapcsolattartásra kijelölt személy:

o   neve:

o   elektronikus levélcíme:

o   telefonszáma:

-         a tételes gyógyszer szállításához használni tervezett kórházi megrendelő űrlap

 

A regisztráció megküldését követő 3 munkanapon belül a NEAK megküldi a kapcsolattartásra kijelölt személy (ennek hiányában a cégjegyzésre jogosult) részére a cég NEAK azonosítóját és a belépéshez használandó jelszót.

 

A NEAK által megküldött jelszót a regisztráló fél köteles az első belépéskor módosítani.

 

2./ Minősítési eljárás

 

A sikeres regisztrációt követően a szállító köteles együttműködni a NEAK-kal a tételes jelentő felület használatát segítő minősítési eljárás során. Ennek részeként a szállító képviselője gyakorlati oldalról kaphat képet a tételes gyógyszerek szállításával kapcsolatos adminisztratív teendőkben és kihívásokban.

 

Minősítési eljárás lépései:

 

A minősítési eljárás teljes egészében megpróbálja bemutatni a tételes gyógyszer szállításakor, elszámolásakor felmerülő feladatokat. Fontos felhívni a figyelmet, hogy a minősítési eljárás során tényleges árumozgás nem történik, a folyamat során kiállításra kerülő teljesítésigazolások és a szállító által kiállított számlák pusztán a gyakorlat elsajátítását szolgálják, valós szállítást és valós követelés alapját nem képezik!

 

1. A NEAK az éles rendszerhez hasonlóan megküldi a szállító részére az intézményi kereteket egy fiktív gyógyszerből.

2. A NEAK egy általa megszemélyesített – nem valós – kórház nevében megrendelést küld a szállítónak meghatározott gyógyszer szállítására vonatkozóan.

3. A megrendelés megküldését követően 2 munkanapon belül a szállító köteles a megrendelt gyógyszermennyiségre vonatkozóan kiközölt intézményi keret figyelembe vételével a teteles.neak.gov.hu online felületre a kiszállított gyógyszermennyiségről szóló szállítólevele(ke)t feltölteni. A szállító köteles tesztelni mind az egyedi mind az xlsx formátumban történő feltöltést.

4. A NEAK kórházi felhasználóként a mindennapi gyakorlatban előforduló esetek szimulációs gyakorlatában segíti a szállítót gyakorlati tapasztalat megszerzésében. Ennek keretében sor kerül a szállítólevelek átvételére, visszautasítására, visszáruzásra, etc. A minősítési eljárás során a szállítónak minden visszajelzésre 2 munkanap áll rendelkezésére, hogy arra reagáljon, szükség esetén új szállítólevelet töltsön fel, vagy a korábbit törölje. A NEAK a feladatok végrehajtása érdekében természetesen folyamatosan – munkaidőben (hétfőtől csütörtökig 8 és 17:00 óra között, pénteken 8 és 14:30 óra között – on-line segítséget nyújt a szállító képviselője részére.

 

A NEAK a generált tételes adatlapokhoz kapcsolja a szállítólevélen feltöltött gyógyszermennyiséget, majd az alábbi pontok szerinti teljesítésigazolást állít ki és küld meg a szállító részére.

 

A kimutatás tartalmazza az alábbi adatokat:

1.      Szolgáltató megnevezése

2.      szállítólevelenkénti bontásban

a.      Termék megnevezése

b.     felhasználás dátuma, időszak, korrekciós időszak

c.      felhasználás mennyisége (mg) (TTT kód alapján)

d.     BNO főcsoport megnevezés

e.     Vevő által elfogadott és az Eladó által a Vevőnek kiszámlázható mennyiség (fizetendő)

f.       Szolgáltatót terhelő mennyiség

g.      Eladót terhelő mennyiség

h.     Továbbá Vevő a kimutatás megküldésével együtt elektronikusan egy részletes hibalistát is biztosít Eladó részére illetve Vevő írásban havonta tájékoztatja Eladót a Szolgáltatónkénti és indikációnkénti kezelésszámokról

3.      Kódolt tajonkénti bontásban:

a.      termék megnevezése

b.     felhasználás dátuma, időszak, korrekciós időszak

c.      felhasználás mennyisége (mg) (TTT kód alapján)

d.     Indikáció megnevezés.

 

A teljesítés időpontja minden esetben a kimutatás Eladó részére történő megküldésének napja, amely egyben a teljesítés Vevő általi elfogadását, annak igazolását is jelenti (teljesítésigazolás).

 

A szállító a teljesítésigazolást saját rendszerében beolvassa, majd ez alapján a számlával megegyező tartalmú pro-forma számlát állít ki a NEAK nevére. Figyelem: a NEAK bármely olyan fizetési kötelezettséggel és adóvonzattal nem járó szigorú számadás alá nem tartozó bizonylatot (minta számla, tervezet, stb.) elfogad, melynek tartalma és formája megegyezik a jogszabályokban foglalt, számlára vonatkozó tartalomnak.

 

A pro-forma számla az alábbiakat tartalmazza:

 

(i)        a számla alapját képező kimutatás azonosító adatait:

a.        egyedi elszámolólap azonosítóját („Hivatkozási szám”)

b.        az elszámolás időszakát („Jelentési időszak”)

c.        az egyedi megrendelő pénzügyi nyilvántartási számát („Szerződés azonosító”)

(ii)        a számlázott Termék megnevezését

(iii)        a kimutatásban szereplő összmennyiséget és annak ellenértékét

 

Amennyiben a szállító számlázási rendszere pro-forma számla kiállítását nem teszi lehetővé, a szállító nyilatkozik arról, hogy informatikai rendszerét tesztelte és alkalmas a fentiek szerinti teljesítésigazolások beolvasására és a fenti tartalmú számla kiállítására és egy a számla adataival megegyező tartalmú dokumentumot küld a NEAK részére.

 

3./ Igazolás

 

A sikeres minősítési eljárást követően a NEAK igazolást állít ki a szállító részére, amely igazolja, hogy szállító felkerült a teteles.neak.gov.hu oldalon vezetett minősített szállító listára.

 

Útmutató a teteles.neak.gov.hu szállítói moduljának használatához

 

A szállítói oldal felhasználójának feladatai:

- a szállító által kiállított szállítólevelek adatainak elektronikus rögzítése

- XLS vagy XLSX formátumban táblaként feltöltve,

- illetve van lehetőség a szállítólevelek egyedi rögzítésére is

- a szállítólevelek és a kiszállított gyógyszermennyiségek intézményi gyógyszerész által elvégzett visszaigazolásának ellenőrzése.

 

Belépés

A szállítói felületre a felhasználó a honlapra lépés után a képernyő bal oldalán látható menüsor „ Bejelentkezés” gombjára kattintva léphet fel, az adott cég számára generált felhasználói név (login) és belépési jelszó (password) beírása után. Mind a felhasználói nevet, mind a belépési jelszót a NEAK bocsátja a szállítói felület felhasználói számára rendelkezésre. Első belépést követően a   szállító NEAK által generált jelszava a szintén a bal oldalon található „Saját Adatok” menüpontban megváltoztatható.

 

Elfelejtett jelszó esetén a felhasználó kérésére az „Elfelejtett jelszó” linkre kattintva az adott felhasználói névhez tartozó, korábban a NEAK-hoz eljuttatott email címre új jelszó kerül elküldésre.

 

Adatok bevitele

A felhasználói név és a belépési jelszó beírása után a rendszer ellenőrzi a jogosultságot, majd a  Szállítói felület „Adminisztáció” menün belül a „Szállítóilevelek” oldala jelenik meg. Az oldalon a már bevitt adatlapok adatai láthatók (amíg nincs bevitt adat, csak a táblázat üres oszlopai). Az egyes oszlopok az elektronikus adatrögzítés során feltöltött kötelező elemeket tartalmazzák azzal megegyező sorrendben. A táblázat jobb szélén az „Átvéve” oszlopban látható  zöld pipa  jelzi, ha az adott tételt az intézeti gyógyszerész átvette, míg piros színe annak elutasítását jelenti.

 

A szállító által kötelezően rögzítésre kerülő szállítólevél adatok:

·        a szállító (nagykereskedő) azonosítója;

·        az intézmény azonosítója (négyjegyű NEAK kód);

·        a szállítólevél száma;

·        a szállítólevél kelte;

·        a kiszállított készítmény OENO kódja, illetve ezen belül TTT kódja;

·        a kiszállított készítmény összes mennyisége milligrammban kifejezve.

 

A szállítólevél adatok formai követelményei:

Az adatok elektronikus rögzítése kötött formátumban történik. A kötelezően feltöltendő adatok rögzítési formája az alábbi táblázatban látható:

 

CEG_AZON	INT_KOD	SZLEVSZAM	SZLEVDAT	OENOKOD	TTTKOD	OSSZ_MENNYISEG	SZERZODESSZAM
G111	2912	123457	2019.03.31	06063	212121212	450	11-111/Sze/2019/A
G111	2894	123456	2019.04.01	06044PR	212121212	60000	11-111/Sze/2019/A
G111	1122	123455	2019.04.02	06044PR	212121212	30000	11-111/Sze/2019/A
G111	N585	123454	2019.04.03	06071	212121212	2100	11-111/Sze/2019/A
G111	R787	123453	2019.04.04	06057	212121212	2500	11-111/Sze/2019/A
G111	2878	123452	2019.04.05	06057	212121212	1250	11-111/Sze/2019/A
G111	2897	123451	2019.04.06	06044PR	212121212	10000	11-111/Sze/2019/A

 

Mivel egy szállítólevélen egyazon készítményt érintően több TTT kód is lehetséges, egy valós rekord az importálandó rekordstrukúrában több sorból is állhat. A kiszállított készítmény kiszerelési mennyiségét (darabban és milligrammban kifejezve) a rendszer automatikusan feltölti a milligramm és a TTT adatok alapján, amennyiben az importálandó fájlnál az erre vonatkozó cellák üresek. A felhasználó szükség esetén az importált adatokat módosíthatja. Felsorolásszerűen a sarzsszámok és a hozzájuk tartozó kiszállított készítmények lejárati ideje is feltüntethető, a táblázathoz további oszlopokat kapcsolva a következő sorrendben:

 

SARZS SZÁM LISTA	LEJARATI_DATUM_LISTA	MEGJ
135/1,136/2,137/3	20140101,20200101,20180101	Szöveg1
135/5,136/6,137/7	20140101,20200101,20180101
136/5,139/6,139/7	20140101,20200101,20180101
236/5,239/6,239/7	20140101,20200101,20180101
236/5,239/6,239/7	20140101,20200101,20180101
535,15136/5,137/5,999/1	20140101,20200101,20180101,20190101
535,15136/5,137/5,999/1	20140101,20200101,20180101,20190101
136/5,139/6,139/7	20140101,20200101,20180101	Szöveg2
236/5,239/6,239/7	20140101,20200101,20180101	Szöveg 3
535,15136/5,137/5,999/1	20140101,20200101,20180101,20190101	Szöveg4
535,15136/5,137/5,999/1	20140101,20200101,20180101,20190101

 

Ezen felül egyes készítmények esetében - ahol a termék több indikációt / szakmai tagozatot érint - kötelezően kitöltendő elemként jelenik meg az „Indikáció” mező, ezt a keret tájékoztató során a NEAK külön megjelöli. Importálás során ez a mező a korábbi fejléclista legutolsó oszlopaként jelenik meg.

 

A honlap jobb alsó sarkában található  ikon az XLS import ikon, melyre kattintva a korábban megadott formátumban több szállítólevél adatainak együttes feltöltésére is mód nyílik, melyeket az adatbázis XLS vagy XLSX formátumban fogad további konvertálás nélkül. (Itt egy demo táblázat illetve leírás is letölthető, melyből egyértelműen kiderül az import fájl strukúrája.)

A  ikonra kattintva új szállítólevelet rögzíthet manuálisan.

 

A táblázat jobb szélső oszlopában található „Műveletek” segítik az adott sorban található szállítólevélen szükséges változtatások végrehajtását:

A ikonnal az adott szállítólevelet javíthatjuk, szerkeszthetjük. Ezen funkció csak addig aktív, amíg az érintett intézmény a szállítólevelet át nem vette. Átvételt követően bármilyen módosítás csak a NEAK közreműködésével lehetséges.

A ikonnal az adott szállítólevél mintájára új szállítólevelet hozhatunk létre.

Végül aikonnal törölhetjük az adott szállítólevelet, mindaddig, amíg az intézményi gyógyszerész jóvá nem hagyta annak beérkezését.

 

Keresés az oldalon

Az oldal tetején a fejléc alatt megadhatjuk azt az időintervallumot, amely során rögzített szállítóleveleinket kívánjuk látni (Időszak), megválaszthatjuk az oldalon egyszerre látható szállítólevek számát, lenyíló menüből kiválasztva (Rekord), de szűrhetjük a szállítóleveleket jelenlegi állapotuk alapján (Státusz), vagyis külön-külön megtekinthetjük a már átvett, az átvett és már felhasználásban érintett szállítóleveleket, az újonnan feltöltött, az elutasított illetve a függőben levő szállítóleveleket. Végül az elektronikus adatrögzítés során bevitt kötelező adatokra is rákereshetünk azok beírásával a „Keresés”mezőbe és az „OK” gombra kattintva, mint pl. készítménynév, szállítólevélszám. A keresés a korábban keresett szövegrészeket (amennyiben találat is volt) megjegyzi, melyeket a következő keresés során ismételten felajánl a felhasználónak a keresés gyorsítása érdekében.

 

Budapest, 2019. február 20.